Plan de Comunicación Interna

16 julio, 2016

 

Plan de Comunicación Interna

Actualización a Software Libre

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2016

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REVISIÓN DEL DOCUMENTO

ACCIÓN

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FECHA

Aportación inicial:

Paula Vásquez

Corregido y aumentado:

Revisión de Estilos:

Departamento de comunicación

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

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FIRMA

FECHA

2016

1. Antecedentes

En el marco de la estrategia del cambio de la matriz productiva hacia una economía social del conocimiento, el Consejo Sectorial de Conocimiento y Talento Humano, presidido por el Econ. Andrés Arauz, aprobó la Resolución 001- CSTHC-2016, el pasado 3 de marzo de 2016, que permitirá avanzar en la migración a software libre de los entornos de escritorio de todas las instituciones pertenecientes al sector como: la Secretaría de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación (SENESCYT), Ministerio de Cultura y Patrimonio (MCYP), Ministerio de Educación (MINEDUC), Ministerio Coordinador de Conocimiento y Talento Humano (MCCTH), y las respectivas entidades adscritas a estas Carteras de Estado, entre otras.

La resolución mencionada se suscribió en cumplimiento del Decreto Ejecutivo N°1014, en el que el Presidente de la República, Rafael Correa, establece como política pública para las entidades de la Administración Pública Central la utilización de software libre en sus sistemas y equipamientos informáticos.

Esta importante decisión, cuyo plazo de implementación es de 10 meses, responde a los esfuerzos del Gobierno Nacional para impulsar la soberanía tecnológica, la seguridad, la optimización de los recursos, sostenibilidad a largo plazo, socialización del conocimiento, fortalecer la industria tecnológica nacional de software libre, evitando la salida de divisas, a través del fortalecimiento del talento humano, desarrollo de competencias y capacidades en materia de programación. Parte de este reto, también se estableció el compromiso de promover la enseñanza de programación informática en todos los niveles de educación.

El Ministerio Coordinador de Conocimiento y Talento Humano es el primero en ejecutar este proceso, estableciendo el plazo de dos meses para llevar a cabo las actividades necesarias.

2. Introducción

El modelo organizativo implementado en el Ministerio Coordinador de Conocimiento y Talento Humano (MCCTH) contempló la conformación de un Comité de Migración Interno para llevar a cabo el análisis de toda la información disponible, emprender la planificación correspondiente y coordinar la ejecución de las actividades dentro de los plazos establecidos, velando por su estricto cumplimiento.

Tomando en cuenta la necesidad de socializar la nueva plataforma entre los usuarios y los cambios que involucra el proceso de migración, se creó un plan de comunicación interna para apoyar la difusión de información sobre las acciones previstas y asegurar que el proceso de migración y actualización a Software Libre sea más fácil y amigable.

El plan de comunicación interna facilitará la integración de todos los servidores públicos que conforman la institución en el proyecto de migración a Software Libre creando un entorno de confianza y apertura ante el nuevo sistema informático. Además, permitirá promover la participación del personal que trabaja en el MCCTH a través de su vinculación con los objetivos del proyecto y su motivación para formar parte de esta iniciativa.

3. Análisis de la situación actual.

El Ministerio Coordinador de Conocimiento y Talento Humano cuenta con 117 funcionarios en las diferentes áreas, los mismos que después de una aproximación diagnóstica, se encuentra que:

  • La mayor parte de funcionarios no conocen qué es Software Libre y cuáles son los beneficios para el usuario y el país.

  • La mayoría de servidores públicos no conocen ni han usado programas de ofimática implementados con Software Libre.

  • La mayor parte de funcionarios solo han utilizado el sistema operativo Windows.

4. Objetivos

Objetivo General

  • Comprometer y contribuir en la preparación y formación del personal del Ministerio Coordinador de Conocimiento y Talento Humano en el proceso de migración de entornos de escritorio a Software Libre a través del cambio de ofimática Windows a Sistema operativo libre ( Ubuntu / Fedora) y de Microsoft Office a Libre Office.

Objetivos Específicos

  • Socializar las políticas, planes y líneas estratégicas que está ejecutando el MCCTH para la implementar Software Libre.
  • Facilitar las condiciones de trabajo de los servidores y servidoras públicos mediante la capacitación en el uso de aplicaciones informáticas implementadas con Software Libre.
  • Incrementar el grado de compromiso e implicación de los funcionarios públicos en proceso de cambio político.

5. Estrategia

Público objetivo

  • Servidores públicos del Ministerio Coordinador de Conocimiento y Talento Humano. (117 funcionarios de todas las áreas de la institución).

Medios y Canales

  • Medios de comunicación internos: infochannels, carteleras, fondos de pantalla, correo electrónico institucional (mailing), comunicación oficial, incentivos internos, talleres de capacitación.

  • Medios de comunicación externos: página web institucional, página web de software libre y redes sociales.

Acciones

Fase 1: Preparación

  • Creación de contenidos utilizando un lenguaje ciudadano para facilitar la comprensión rápida del mensaje en los diferentes productos comunicacionales.

  • Diseño de imagen y elaboración de artes para identificar y acompañar el proceso migración: logotipo, slogan, stickers, certificados, afiches, trípticos, fondos de pantalla, banners de página web, memes y brochure informativo.

  • Producción audiovisual de videos informativos cuyo contenido debe incluir los antecedentes del proceso de migración, objetivos, detalle de las actividades necesarias y experiencias de usuarios.

  • Diseño y programación de la página web de migración del Consejo Sectorial de Conocimiento y Talento Humano, en la que se presentará información de interés y apoyo en el proceso de migración.

  • Planificación y organización de eventos con el fin de realizar el lanzamiento oficial del proyecto junto a las autoridades del ministerio y miembros del Comité de Migración Interno, así como la ejecución de talleres de capacitación para todos los funcionarios de la institución.

Fase 2: Ejecución

  • Campaña de expectativa:

    • Envío masivo de correos electrónicos a los servidores públicos del Mccth con información relevante sobre el proceso de migración: convocatoria al evento de lanzamiento del proyecto, horarios de capacitación, ventajas, etc.

  • Seguimiento e identificación de áreas migradas a través de la colocación de stickers en los equipos migrados, fotografías del personal de la institución en el ejercicio de sus actividades y recopilación de experiencias de los usuarios.

    • Difusión de los avances del proceso de migración a Software Libre y resultados finales.

Objetivos

Medios y canales

Piezas o productos comunicacionales

Incrementar el grado de compromiso Infochannels Video informativo
Carteleras Afiches
Fondos de pantalla Wallpaper
Correo electrónico (mailing) Brochure con contenidos informativos
Socializar las políticas, planes y líneas estratégicas Página web institucional Boletines informativos
Página web de Software Libre Información institucional, noticias, documentos técnicos, galería fotográfica
Redes sociales Fotografías y contenidos digitales de difusión masiva
Facilitar las condiciones de trabajo mediante capacitación Comunicación oficial Memorando institucional informando el inicio del proceso
Talleres de capacitación Diseño de convocatorias

6. Contenidos informativos

¿Qué es el Software Libre?

El software es la herramienta informática utilizada para obtener los resultados esperado en el procesamiento de datos.

El Software Libre surgió gracias a la colaboración de diversas personas permitiendo el acceso al usuario para realizar el procedimiento antes mencionado pero bajo el ejercicio de cuatro libertades básicas:

– Ejecutarlo con cualquier propósito.

– Estudiar su funcionamiento y adaptarlo a sus necesidades.

– Distribuir copias.

– Plantear mejoras y liberarlas al público.

Únicamente existe la restricción denominada copyleft, que implica la redistribución del software, con o sin cambios, bajo las mismas libertades anteriores y con el requisito de permitir el acceso al código fuente, imprescindible para ejercer las libertades antes mencionadas.

¿Por qué tenemos que migrar?

El proceso de migración se realiza en cumplimiento del Decreto Ejecutivo N°1014 vigente desde el año 2008 para alcanzar la soberanía tecnológica, que implica la independencia de grandes transnacionales y el desarrollo de tecnologías desde y para la sociedad civil.

El Software Libre brinda mayor seguridad, al tener control de toda nuestra información. Su adopción y uso nutre a la comunidad local de desarrolladores y a su vez, amplía la oferta de servicios, impulsando la economía local y evitando la fuga de capitales.

La oferta disponible de Software Libre prácticamente satisface los requerimientos de todas las categorías de usuario.

Linux es prácticamente inmune a los virus y troyanos escritos para otros sistemas operativos y además, a través del proceso de migración es posible reducir o eliminar el costo de licenciamiento del software utilizado.

Libre Office

LibreOffice es una poderosa suite de oficina. Su interfaz limpia y sus potentes herramientas permiten fomentar la creatividad y fortalecer el crecimiento de la productividad.

LibreOffice incorpora varias aplicaciones que lo convierten en la más potente suite de oficina Libre y de Código Abierto del mercado: Writer, el procesador de textos, Calc, la hoja de cálculos, Impress, el editor de presentaciones, Draw, nuestra aplicación de dibujo y diagramas de flujo, Base, nuestra base de datos e interfaz con otras bases de datos, y Math para la edición de fórmulas matemática.

https://es.libreoffice.org/descubre/libreoffice/

¿Cómo lo haremos?

Se trata de un proceso sencillo y requiere la participación y colaboración de todo el talento humano que forma parte de la institución.

Primero: se iniciará con jornadas de capacitación que incluyen el nivel jerárquico superior, las mismas que estarán organizadas en 3 grupos con diferentes horarios.

Segundo: equipo técnico brindará soporte en las computadoras y realizará los cambios necesarios. Este procedimiento tomará aproximadamente dos horas y para su ejecución, previamente, se debe respaldar la información necesaria.

Tercero: inicio de la nueva experiencia con el uso de Software Libre en el escritorio y sistema operativo. Es importante resaltar la disponibilidad del equipo técnico para solventar cualquier duda y brindar el soporte necesario a los usuarios.